מן העתונות - משאבי אנוש

אם חשבתם שעבודה מהבית היא משימה קלה, טעיתם! אם חשבתם שמנהלים יודעים כיצד למדוד עבודה מבית, טעיתם! אז איך נכון למדוד עבודה ומן הבית ועל מה חשוב להקפיד.

מנהלים רבים חוששים ממצב של חוסר שליטה, מצב בו חלילה העובדים מתבטלים, "רחוק מהעין רחוק מהלב" ואז כולם חוזרים למוכר ולידוע, לניהול המיקרו. כל משימה כל פעולה, הם מבקשים לדעת מה קורה. התהליך גם עובד באופן הפוך, עובדים יוצרים קשר ומבקשים אישור על כל נושא פעוט ככל שיהיה.

מה שהתחיל כרעיון טוב, ופתרון למציאות החדשה הופך להיות לעובדים רבים לסיוט. אין סוף מיילים, אין סוף שיחות ובנוסף בכדי לוודא שהכל ברור, מבול של הודעות מיידיות (כתובות וקוליות). אם זה נשמע לכם כמו סיוט, ומרגיש לחלקכם כמו סיוט, זה באמת סיוט.

לכל מי שרוצה לעשות את התהליך קצת אחרת, הנה כמה דברים שאתם חייבים לדעת אודות מדידת עבודה מהבית:

1. אמון, אמון, אמון
   תחת ההנחה שגם טרם משבר הקורונה, לא בחרתם לנהל את העובדים שלכם בניהול מיקרו, ומתוך ההבנה זה לא יעיל ורק מלחיץ את העובדים, אמון הוא הדבר החשוב ביותר. זהו מטבע שיעזור לכם לעבור את התקופה הקשה הזאת. האמינו שהעובדים שלכם רוצים לעבור את התקופה הזאת בשלום, תנו להם את הרגשה שאתם סומכים אליכם ולא צריך לבדוק בכל דקה מה הם עשו.
2. הגדירו משימות קטנות לביצוע
   בכדי שלא תצטרכו לבדוק כל רגע נתון מהו קצב ההתקדמות, חלקו את המשימות של העובדים שלכם למשימות קטנות. תוצרים פשוטים יחסית כגון: מצגות קצרות, או ניתוחים פשוטים, או ביצוע של ישיבות וירטואליות. חלוקת המשימות למשימות קטנות, תקל על העובדים ועל המנהלים.
   קצרו את מועד הישיבות הווירטואליות למקסימום 20 דקות.
3. אל תבדקו את משך הזמן שהעובדים שלכם נמצאים מול המחשב
   בעידן הטכנולוגי של היום הכי קל לבדוק את כמות השעות העובדים התחברו למחשב, אומנם זוהי פעולה הכי קלה, אך מנגד היא הפעולה הכי לא נכונה, אתם יודעים כמה זמן העובד היה מחובר למחשב של החברה ולא מה הוא ייצר בשעות הללו.
4. הגדירו את המשימות ברמה שבועית
   נסו להגדיר את המשימות של העובדים ברמה שבועית, בחרו להתמקד רק בדברים החשובים לכם באמת. ובקשו מן העובדים דיווח וקצב התקדמות בהתאם לרלוונטיות של כל נושא. חלוקת משימות ברמה שבועית יוצרת "שקט תעשייתי" ונוחות עבודה למנהלים ולעובדים.
5. הגדירו את תחומי האחריות חדש
   מתוך הבנה שכולם כעת נמצאים במצב בעייתי, נסו להגדיר את חוקי המשחק מחדש. שתפו את העובדים בשיקולים שלכם, והגדירו ביחד את תחומי האחריות. מה אתם כמנהלים מצפים ולמה אתם אחראים ומנגד למה העובדים יכולים להתחייב. יצירת מחויבות הדדית תתרום לשקט הדרוש לביצוע המשימות.
6. תאום ציפיות
   מדידה של תפוקות היא נושא חשוב ביותר, אבל הוא כפוף להנחה שהציפייה שלכם היא ראלית. העובדה שאחוז האבטלה הוא חסר תקדים וכעת זהו שוק של מעסיקים, לא מספקת לכם את ההזדמנות לנצל את המצב לרעה, ולדרוש מן העובדים שלכם לבצע משימות לא ראליות. נסו להפיק את המיטב הנכון ואפשרי ונסו לשים את עצמכם במקום העובדים שלכם, גם הם בלחץ בתקופה קשה זאת.

לסיכום זכרו – בגין הדברים אשר מאד משפיעים על עובדים בעתות משבר זה דרך ההתנהגות של המנהלים, האם הם היו הוגנים, קשובים מכילים והעיקר האם ראו בהם שותפים לתהליך או כרק כמבצעי משימות.

בתקווה שהמשבר יחלוף באותה מהירות שהוא הבא....

כתב: רמי יוסף, מנכ"ל משותף ביישום אנשים ותוצאות