בלוג - משאבי אנוש
השנה כבר מסתיימת (עבר מהר!) והנה אתם לקראת הגשת תוכנית העבודה לשנה הבאה. משימה די מרגיזה לחלק גדול מהאנשים (וגם לי) - מצד אחד זאת חובה, אנחנו צריכים להיערך לשנה הבא; מצד שני, במהלך השנה מתרחשים כל כך הרבה אירועים, שתוכנית העבודה הופכת להיות לא רלוונטית.
אז מה עושים? מכינים תוכנית מהיסוד, או שאולי עובדים בדרך הקלה – לוקחים את התוכנית מהשנה הקודמת ומבצעים בה התאמות קלות לשנה הבאה, סוג של ניהול סיכונים ברמה נמוכה. אלא שבמחשבה נוספת גם זה לא אידיאלי, התוכנית אולי תתקבל אך הסיכוי שלנו להשלים אותה הוא נמוך.
חוסר היכולת לעמוד בתוכנית העבודה נובעת מכך שהתוכנית אינה מתאימה לצרכים המשתנים של הארגון. עד לפני מספר שנים ניתן היה לבנות תוכנית אסטרטגית ל 5 עד 10 שנים, היום ניתן לבנות תוכנית לכל היותר ל 3 שנים ובתנאי שהתוכנית תבחן מדי שנה בשנה.
הסביבה העסקית ואופי העבודה החלו להשתנות באופן ניכר ואנו נדרשים להיות גמישים וזריזים יותר. אין בעובדה זו בכדי לקבוע שלא ניתן לתכנן דבר והכל מנוהל מן הרגע לרגע, אבל יש לשנות את צורת המחשבה ולבנות את תוכניות העבודה באופן שיתאים לצרכים החדשים של הארגון.
אם ננתח את הפעילות של יחידות ארגוניות בחברות, נמצא כי ניתן לחלק את הפעילות במהלך השנה לשלושה חלקים:
פרוייקטים - פעילות מתכונות לפי לוחות זמנים, עלות ותכנון מפורט – חלקן מתחיל בשנה הנוכחית, חלקן ממשיך מן השנה הקודמת וחלקן יגלשו לשנה הבאה. הפרויקטים הם הנושאים המרכזיים "האבנים החמות" של כל ארגון, כל יחידה ארגונית נמדדת בעיקר על עמידה בביצוע פעילות זו.
משימות שוטפות - משימות הליבה של כל יחידה ארגונית – אלו הן המשימות המקצועיות של התחום, לרוב הן מתוקצבות במונחים של תקנים.
משימות בלתי מתוכננות - נושאים, משימות ופרויקטים בלתי מתוכננים אשר מתרחשים במהלך השנה – לנושא זה אין כל התייחסות בתוכניות העבודה – מתוך הנחה שכל יחידה מסוגלת להכיל את הנ"ל במסגרת המשימות השוטפות.
אז מדוע מנהלים ממשיכים לבנות את תוכניות העבודה באותה דרך שנה אחר שנה? האם מדובר בחוסר ידע או בתכנון לקוי? האם מדובר בשמרנות ניהולית?
לב העניין הוא התקציב – ליתר דיוק התקציב הקשיח וההשלכות של שינוי התקציב על השנים הבאות. עובדה ידועה בכל ארגון, כי כלל מפתח לקביעת התקציב לשנה הבאה הוא ניצול התקציב בשנה הנוכחית – נקודה כה חשובה שגורמת למנהלים לעיתים להוציא תקציבים גם שהם אינם נדרשים, רק בכדי לשמור על מסגרת התקציב. נוסף על כך, תקציב הוא כוח בארגון וקיצוץ בתקציב הוא קיצוץ בכוח הניהולי של המנהל.
בכדי להתמודד עם האתגר של הכנת תוכניות העבודה, בדרך יעילה יותר, להלן מספר כלים שיסעו לכם לשפר את תוכניות העבודה שלכם בשנה הבאה:
- עברו לתכנון גמיש – הפכו את תוכנית העבודה לכלי אשר אתם בוחנים ומשנים אותו אחת לרבעון, המעבר לתכנון רבעוני יאפשר להוסיף, לבטל ולשנות פרויקטים, כמו כן השינוי יספק לכם מענה לצרכים משתנים במהלך השנה.
- חלקו את התוכנית העובדה לשלושה חלקים – פרויקטים, משימות שוטפות ומשימות בלתי מתוכננות. בשונה מן השנים הקודמת – הקצו משאבים רבים יותר למשימות בלתי מתוכננות, נתחו את הפעילות של השנים והקודמות ונסו לחזות מה תהיה המגמה בשנה הבאה.
- שנו את מנגנון התקציב – במקום תקציב קשיח – תקציב משתנה – הדרך היחידה שתוביל מנהלים לוותר על תקציבים היא באמצעות ביטול המנגנון של מדידה ביצועים שנה מול שנה, ובמקומה בנו את התקציב ברמת המיקרו, ממטה למעלה.
- בנו מנגנוני תגמול ייעודים לצורך השגת יעדי תוכנית העבודה – עודדו את העובדים והמנהלים שלכם להשיג את יעדי תוכנית העבודה באמצעות בניית מנגנוני תגמול תומכים בנושא. במקום סעיף בודד בתוכנית הבונוס השנתית, בנו מספר רב של מעגלי תגמול אשר יתמכו בהשגת היעדים. כלי נפוץ ביותר לביצוע משימות בלתי מתוכננות מוגדר כתקציב "הפתעה", אחת מהחברות עימם אנו עובדים משתמשת בגובה תמריץ של 1,000 דולר בגין עמידה בפעילות מן הסוג הנ"ל. גובה התמריץ לא חייב להיות ברמה המתוארת, אך התמריץ צריך להיות משמעותי מחד אך לא מוגזם מאידך, ביחס לרמת השכר המקובלת בארגון.
תהליך השינוי הוא איטי וגם אם לא תצליחו ליישם את ההמלצות בשנה הקרובה, אני מאמין כי בשנים הבאים תכנון יישום התוכניות יהיו קל יותר.
