בלוג - משאבי אנוש

ברוכים הבאים לגל השני של משבר הקורונה, או במילים אחרות, אין לו מושג מה הולך להיות. אם בתחילת המשבר חשבנו בהגיע הקיץ, נגיף הקורונה יחלוף ויעבור, היום אנו מבינים שאנו עוד רחוקים מאד משלב הסיום. רחוקים במובן שאנו צריכים למצוא פתרונות אחרים כיצד להתמודד עם המשבר הזה.

אחת החברה שהחליטה לעשות מעשה בנדון היתה חברת Liveperson החליטה לבטל לאתר את השימוש במשרדי החברה, כמובן לאחר שבדקת את הנושא לעומק עם העובדים, ומתוך מסקנה כי התפוקה של העובדים נשמרה ותוך מתן כל הכלים הנדרשים לעובדים לביצוע המשימה. חובה לציין כי מצבה הכלכלי של החברה בתקופת המשבר היה טוב והמהלך לא בוצע ממניע של חסכון אלא ממניע של הטבה עם עובדי החברה. נכון זהו פתרון זמני, ועדין יצרכו חדרי ישיבות זמניים ובוודאי שהוא לא מתאים לכל המשק כפתרון ארוך טווח, אבל המהלך הזה מהווה סנונית ראשנה בדרך בה יפעלו חברות.

לעבוד מהבית ברמה של כלל החברה זה כבר שינוי מסדר גודל, זה מחייב הערכות ברמה הלוגיסטית, ברמה של ניהול ובשינוי שיטות העובדה של העובדים.

איך אפשר לעבוד באופן נכון מהבית?

במידה ותבחנו את הנושא לעומק, תגלו שעובדים עסוקים לרוב בשלושה תחומי פעילות מרכזיים:

ניהול פרויקטים, ביצוע משימות שוטפות ומענה לנושאים בלתי מתוכננים (בלת"ם). בכדי לאפשר עבודה נכונה מן הבית, תוך שמירה על אפקטיביות, יעילות ושמירה על איזון חיי בית משפחה, להלן כמה תובנות שיסייעו להם בנושא:

1. הגדירו את מבנה יום העבודה שלכם – כפי שנהגתם במשרד לעבוד בטווח מוגדר של שעות, נכון יהיה להגדיר את שעות העבודה שלכם מן הבית. מאחר ונחסך מכם זמן רב בגין נסיעות אל ומאת מקום העבודה, הצורך בהפסקות צוהריים ארוכות, קבעו את שעות העבודה שלכם, גם אם הם מפוצלות.
2. וירטואלי זה לא פרונטלי – למרות המחשבה שניתן להחליף פגישה של פנים מול פנים בפגישה וירטואלית בפועל, זה קשה עד בלתי אפשרי. נסו לקצר את פגישות העבודה שלכם למינימום האפשרי, תוך צמצום כמות המשתתפים למינימום הנדרש.
3. נצלו את הפגישה באופן מיטיבי – יש חברות שלא מאפשרות פגישות של יותר מ 30 דקות במטרה להיות יעילים, נסו להגדיר מראש את הנושאים לדיון ומהי מטרת הפגישה ואילו תוצרים יש להפיק ממנה.
4. הקצו את הזמן שלכם מראש – חלקו את הזמן שלכם בין פרויקטים, משימות שוטפות והקצאה למשימות בלתי מתוכננות, בסוף היום/שבוע בדקו את חלוקת הזמן שלכם, הפרופורציה המומלצת היא 40% עבור פרויקטים, 40% עבור משימות שוטפות ו 20% עבור משימות בלתי מתוכננות. אם חרגתם מן הפרופורציה המומלצת אנא בדקו את הסיבות לכך ונסו לשפר בשבוע הבא.
5. הקצאת משימות נכונה יותר – תלמדו להכיר מה עובד עבורכם. מתי השעות "החזקות" שלכם ומתי השעות "החלשות" שלכם, נסו להקצות את השעות החזקות שלכם לטובת משימות מורכבות ומסובכות ואת המשימות הטכניות והקלות יותר השאירו לשעות הקשות.
6. הקצו חלון לטיפול בנושאים אישיים – גם בעבודה מן המשרד, יש לנו הפוגות במהלך יום העבודה, חלונות של זמן שאנו עובדים על נושאים אחרים, בעבודה מן הבית, במיוחד עבור עובדים עם ילדים, חובה להקצאות חלונות זמן להפוגות פרטיות.
7. תמדדו תפוקות ולא תשומות – כבר דנו בנושא המשפטי הבעייתי של עבודה מן הבית. על פי חוק שעות עבודה ומנוחה אין הפרדה בשעות העבודה, ואותו דין יהיה כלפי עובדה מן בית. ברם אולם למרות אפשרו לעובדים להימדד עם תפוקות אשר הם מספקים ולא רק על בסיס שעות העובדה שלהם.

מעבר לעובדה שכולנו מייחלים לסיומו של המשבר הנוכחי, אני מאמין כי נוצרו תקדימים רבים אשר ישנו את אופי ופני העובדה שלנו בשנים הבאים, לעבוד מן הבית זה כבר לא מילה גסה, למדוד תפוקות ולא שעות ובכלל להגיב במהירות למצב המשתנה בשוק העבודה.

בתקווה שהמשבר יחלוף באותה מהירות שהוא בא....

כתב: רמי יוסף מנכ"ל משותף ביישום אנשים ותוצאות